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Esiste una tecnica in grado di battere finalmente la procrastinazione e che ci permetta di essere scandalosamente più produttivi? Esiste eccome! Sto parlando della Tecnica del pomodoro.
La tecnica pomodoro è una delle tecniche più famose di micro gestione del tempo. Ci sono stati scritti libri, articoli, hanno girato video, ecc… però sembra quasi che tutti quanti si limitino a descrivere il funzionamento della tecnica, senza veramente spiegarti come metterla in pratica.
La tecnica del pomodoro è una tecnica apparentemente semplicissima, ma in realtà ha due o tre piccole accortezze che fanno la differenza tra il non utilizzarla più dopo un paio di giorni, oppure farla diventare uno strumento di produttività mostruoso che ci accompagnerà per la nostra esistenza.
Queste piccole accortezze ahimè uno se le impara soltanto con l’esperienza. È per questo motivo che ho deciso di condividere quei 2 o 3 trucchi che ho imparato nel corso degli anni. Ho raccolto 3 consigli specifici per ognuna delle tre fasi:
preparazione
attività
pausa
più 3 consigli extra per tutti quelli che vogliono interpretare la tecnica a versione conquistatore del mondo. Infine ti racconto anche dei 3 tool che utilizzo io per poter mettere in pratica fin da subito questa tecnica.
Produttività x3
Personalmente la tecnica del pomodoro è la mia tecnica preferita di micro gestione del tempo. Grazie ad essa sono riuscito, con una certa consistenza, ad avere delle giornate di produttività x 3, cioè delle giornate in cui facevo il triplo di quello che era la mia media di produttività.
Ovviamente non sempre si fa x 3, però è una tecnica attraverso cui puntare a una media di x 2, di raddoppiamento della propria produttività, è assolutamente alla portata di tutti.
Che cos’è la tecnica del pomodoro
La tecniche del pomodoro è una tecnica di gestione del tempo sviluppata da Francesco Cirillo verso la fine degli anni ’80. La tecnica di per sé è semplicissima: si tratta di dividere il proprio tempo in blocchi di mezz’ora, di questi 30 minuti 25 sono dedicati a fare un’attività, mentre 5 sono dedicati a fare una pausa. Questi singoli blocchi vengono chiamati “pomodori” e una volta che ne hai fatti 4 di fila (per cui 2 ore in totale di attività), ti sei guadagnato una pausa più lunga di 15 minuti, rimescoli e ripeti. Tutto qui.
Se ti stai chiedendo da dove salta fuori il nome tecnica del pomodoro è per il semplice fatto che il nostro Francesco aveva utilizzato un timer da cucina a forma di pomodoro.
I vantaggi
1. La focalizzazione
È una tecnica che ci porta a focalizzarci su un singolo compito. Il discorso che facevamo prima sul x 2 o x 3 di produttività parte tutto quanto da questo punto. La tecnica del pomodoro di per sé non è quella che fa miracoli, ma permette alla nostra testa di funzionare come ha il potenziale di fare.
In un mondo come il nostro fatto di una distrazione endemica in cui è un’impresa riuscire a tenere la concentrazione su qualche cosa per più di 30 secondi, riuscire a farlo per 25 minuti è letteralmente la rivoluzione. Ti da’ un vantaggio competitivo incredibile sul mercato, ma specialmente, ti permette di tirar fuori il tuo massimo potenziale.
2. Ti focalizza sull’input
Il secondo grande vantaggio è anche una grande soluzione alla procrastinazione.
Il vero problema della procrastinazione deriva dall’attrito che c’è tra la nostra situazione attuale e la visione che abbiamo della conclusione di qualcosa. È come se dovessimo arrivare in cima a una montagna e sappiamo già che sarà una faticata, quindi il nostro cervello, che si è evoluto ottenere il massimo con il minimo sforzo, ci spinge a non fare quello sforzo creando una certa resistenza che porta alla procrastinazione.
Su questo problema la tecnica del pomodoro ci fa un servizio veramente intelligente. Facendoti incominciare con 25 minuti saremo portati a focalizzarci non sull’output finale, sull’arrivo alla cima della montagna, ma sull’input, sulla partenza. Una volta fatto questo passaggio di iniziare, tutto il resto della strada sarà in discesa.
3. È semplice e adattabile
È semplice perché tutte le tecniche di ottimizzazione del tempo e di pianificazione che funzionano devono essere semplici. Semplicità significa che si adatta al cambiamento e agli elementi stressogeni che il caos delle nostre giornate portano su tutti i sistemi di organizzazione.
In più è adattabile. Io ho parlato della struttura classica del 25 + 5 per 4 volte, ma la verità è che questa struttura può essere adattata. Si possono variare le lunghezze in cicli più lunghi. Anziché 25 minuti, un’ora intera e 5 di pausa. Si possono fare anche delle sessioni di flow molto lunghi per cui si fanno 90 minuti e poi 30 minuti di pausa. Si possono fare anche delle sessioni molto più brevi. A seconda delle esigenze che hai e delle situazioni di stanchezza, puoi dosarti una tecnica di pomodoro su misura.
Attenzione però, adattare la tecnica del pomodoro non lo si fa durante la sessione stessa mentre si lavora. Le variazioni alla tecnica vanno fatte in maniera premeditata e prima di incominciare a lavorare. Se vuoi adattarla a esigenze differenti devi farlo deliberatamente prima, stabilire una struttura e poi mantenerla per tutto il resto della sessione di lavoro.
Messa in pratica
Capito perché la tecnica del pomodoro è così gagliarda andiamo a metterla in pratica. Adesso ti do i miei tre consigli di messa in pratica per tutte e tre le fasi della tecnica di pomodoro.
1. Preparazione
Consiglio 1:
Fare una buona pianificazione
La tecnica del pomodoro è tanto più potente quanto meglio sappiamo cosa fare. Precedentemente avevo parlato di quello che secondo me è il miglior sistema di organizzazione del tempo in forma macroscopica in assoluto, il sistema di organizzazione a fasce. Questo è un sistema avanzato e globale, se lo utilizzi allora puoi andare a fare tecniche del pomodoro come una macchina da guerra.
In realtà però non c’è bisogno di avere un sistema così avanzato di controllo del proprio tempo, è sufficiente avere una buona to-do list. L’importante è che quando parte il timer con l’attività, tu sappia già esattamente cosa fare.
Consiglio 2:
Usa un timer
Ci vuole assolutamente un timer. Può essere fisico oppure digitale, la cosa importante è che ci sia un automazione per segmentare il nostro tempo. Se devi essere concentrato sul singolo compito e ogni tanto guardare l’orologio per controllare se stai sforando, stai disperdendo energie mentali.
Di timer se ne usano sia fisici, come i classici timer da cucina, o digitali. Io trovo che quello fisico abbia il vantaggio di farti fare il gesto appunto fisico quando devi entrare in concentrazione che diventa un automatismo che ti fa entrare in modalità concentrazione.
Dall’altro lato anche quelli digitali hanno dei vantaggi. Innanzitutto sono molto più semplici, perché sono già preparati con i 25 + 5, per cui tu clicchi e al resto pensa lui. Inoltre con i timer digitali hai il tracking automatico di tutti i pomodori che hai fatto, per cui ti preparano tutte le statistiche.
L’unico svantaggio del digitale è che solitamente è sul telefono, il che ti porta a bazzicare una zona fonte di distrazioni che dovresti evitare quando vuoi essere in modalità concentrazione.
Consiglio 3:
Prepara il campo
L’ambiente ci condiziona tantissimo nelle nostre capacità di essere o meno concentrati. Un ottimo modo per far sì che la tecnica del pomodoro esprima tutto il suo potenziale è preparare in anticipo l’area di lavoro su cui andremo ad agire. Cerca di hackerare l’ambiente in maniera tale da togliere da un lato tutte le fonti di distrazioni e apportare dall’altro tutte quelle che sono delle fonti di concentrazione.
Per esempio potresti aprire già dalla sera prima i programmi che sai ti serviranno, in maniera tale che ti metti davanti al computer e sei già pronto. Oppure potresti preparare già le cuffie con la playlist di concentrazione e tutto quello che ti serve per poter essere all’interno della tua bolla di concentrazione.
Dall’altro lato vai ad eliminare tutte quelle che sono delle perturbazioni: programmi di messaggistica, mail, social, ecc… devono essere tutti chiusi. Cerca di metterti in una posizione per cui sarai difficilmente disturbato da amici, colleghi, parenti, cani, gatti, passanti, ecc…
2. Attività
Consiglio 1:
Fai una sola task
Per ogni sessione di pomodoro deve corrispondere una sola task. Questo è il punto più importante della tecnica del pomodoro. È qui che c’è la focalizzazione di cui parlavamo prima.
Non appena scatta il timer dovrai concentrare tutti gli sforzi solo sulla prima task della to-do list, se poi questa task prosegue per più pomodori nessun problema. Se invece quella task dovesse venire completata all’interno del pomodoro prendi la task successiva della tua to-do list e prosegui senza interruzioni con quella.
Consiglio 2:
Lavora con un blocco note per le distrazioni
Noi possiamo essere super motivati ad avere la nostra concentrazione focalizzata sul singolo compito, peccato però che il cosmo e la nostra mente stessa non sono d’accordo. Potrebbe succedere che mentre stiamo lavorando ci viene in mente una cosa importantissima di cui ci eravamo dimenticati, oppure qualcuno ci chiede di fare qualcosa, oppure ci viene in mente un’ottima idea che assolutamente dobbiamo fare.
Ecco, questo è il momento di massimo rischio della tecnica. Siamo a un bivio: o proseguiamo nell’essere concentrati sul nostro compito, oppure interrompiamo e andiamo a seguire il casuale accadimento che ci ha distratto.
Come facciamo per evitare che ciò succeda? Scarichiamo la testa. Appena arriva uno stimolo, un’idea, una distrazione o una qualsiasi cosa che non è la task su cui siamo concentrati, la appuntiamo e ce ne occupiamo dopo.
Consiglio 3:
Costruisci la tua bolla di concentrazione
Questa è la prosecuzione di quello che dicevamo prima nella preparazione del campo. È quello che io chiamo costruirsi la bolla. Anche in fase di attività fai tutto quello che è in tuo potere per poter entrare in una bolla di concentrazione.
Mettiti le cuffie, mettiti in una situazione di poco passaggio, in penombra, in una stanza in cui sei soltanto tu, stacca tutti i collegamenti con l’esterno, fai tutto quello che ti serve per immergerti idealmente in una bolla che ti isola dal mondo.
È molto utile anche visualizzare questo passaggio. Alla partenza del timer visualizza di circondarti da una bolla di concentrazione in cui ci sei soltanto tu e il tuo compito e tutto il resto è un eco lontano.
3. La pausa
Questo è il momento meno preso sul serio e su cui puntualmente la maggior parte delle persone inciampa. La pausa è vista come la componente meno importante della tecnica del pomodoro, perché l’unica cosa che conta è l’attività. Niente di più sbagliato.
La pausa è una parte essenziale dell’attività. Senza pausa non c’è la possibilità di poter mantenere uno sforzo di qualità prolungato nel tempo. La pausa serve per permetterci di avere prima una sessione di lavoro intenso in cui diamo il massimo e poi recuperare il fiato per poterne avere un’altra successiva. Se non si fa pausa e si lavora e basta, quello che otteniamo è soltanto un decadimento lineare delle nostre qualità. Le pause concorrono alla produttività tanto quanto fare le cose.
Inoltre ti accorgerai che 5 minuti di pausa sono ideali, perché sono abbastanza lunghi per poter staccare e rigenerarsi, ma allo stesso tempo sono abbastanza brevi per non perdere il focus acquisito.
Consiglio 1:
Rigorosissimi nell’interrompere
Il punto su cui quasi tutti sbagliano è proprio questo. Sono passati i 25 minuti di attività, scatta il timer, ma siamo ancora in concentrazione e quindi continuiamo a lavorare. Bisogna invece essere rigorosi nell’interrompere.
È in questo piccolo sforzo di disciplina che ti richiede l’interruzione su cui si gioca la vittoria sulla tecnica del pomodoro.
Lo stesso tipo di rigore nell’interrompersi ovviamente lo si deve applicare anche nel ripartire.
Consiglio 2:
Non fare scivolare i pomodori
Se un pomodoro dovesse venire condizionato per causa di forza maggiore, perché arriva una telefonata importante, qualcuno ti interrompe, impieghi 10 minuti a trovare la concentrazione e in qualche modo non riesci a completare la task che volevi in quel pomodoro, non farlo scivolare oltre alla soglia del timer.
Se il timer squilla è un’interruzione comunque, se poi tu non sfrutti bene quel tempo non importa, sono cose che capitano, andrà meglio alla sessione successiva. Il pomodoro deve partire e finire con il timer, in maniera tale che una perturbazione locale non diventi una perturbazione globale di tutto il sistema.
Consiglio 3:
Fai un cambio di contesto.
Le pause più efficaci sono quelle che ti portano a spostarti da un ambiente con l’altro. Fare pausa significa staccare, non puoi restare davanti al computer e aspettare che passino i 5 minuti. La cosa migliore è cambiare ambiente.
Altro consiglio sul tirare fuori il massimo possibile delle pause, specialmente dalle pause lunghe dopo i 4 pomodori, è fare dell‘attività moderatamente fisica. Tra le attività che trovo di super beneficio consiglio di andare a fare una passeggiata perché riossigena la mente, fare un po’ di yoga, o dell’attività fisica in generale.
Consigli Bonus
Questi qui erano i migliori consigli per poter applicare la tecnica del pomodoro fin da subito. Con questi accorgimenti sei già in grado di trasformarti in una macchina di produttività.
Se fossi invece particolarmente ambizioso e con l’intenzione di conquistare il mondo, ho preparato 3 consigli bonus per portare la tecniche del pomodoro a un livello oltre.
Consiglio 1:
Mettere il telefono in modalità aereo
Prendere il telefono e metterlo in modalità aereo significa di colpo togliere tutto un flusso costante e incontrollato di possibili distrazioni.
Altra cosa super utile è che il telefono messo in modalità aereo lo togliete anche della vista. Il massimo, anche da un punto di vista proprio di gesto simbolico, è metterlo o in un’altra stanza o in un cassetto.
È pazzesco come queste due semplici operazioni di colpo portino chiarezza mentale.
Consiglio 2:
Gamigication
Cerca di tracciare tutte le tue performance, in maniera però divertente. Puoi prendere un semplice foglio di carta in cui andrai a segnare ogni pomodoro che realizzi. Questo può essere fatto a mano oppure in digitale.
Una volta tracciate sfidati nel cercare di migliorare. Potresti per esempio sfidarti a fare un tot di pomodori ininterrotti a settimana e magari potresti metterti anche un premio in palio. Poi strada facendo vai ad aumentare l’asticella.
Stimolati a raggiungere degli obiettivi e a rendere un gioco questa ricerca della performance basandoti però sulla raccolta e l’analisi dei dati.
Consiglio 3:
La sfida Nostradamus
Cerca di sviluppare le tue capacità predittive ipotizzando quanti pomodori ti serviranno per una determinata task. Infine confronta per vedere se effettivamente ci hai impiegato quel tempo. Questo è incredibilmente utile per diventare dei pianificatori migliori, più precisi e più efficaci.
Anche in questo caso puoi gamificarlo sfidandoti con dei premi in palio.
Adattabilità
All’inizio avevo detto che uno dei vantaggi maggiori che ha la tecnica del pomodoro è quella dell’adattabilità. Adesso vorrei dirti quali sono le 3 situazioni per cui ha molto senso ipotizzare una personalizzazione della tecnica del pomodoro.
1. Sessione di deep work
Una fase di lavoro profondo e di concentrazione ininterrotta, in cui plausibilmente entriamo in uno stato di flusso. Spesso queste sessioni di deep work vengono fatte al mattino presto, quando siamo particolarmente freschi e durano tra i 90 e i 120 minuti.
Io in questi casi utilizzo 2 modelli a seconda delle situazioni: il 42 e mezzo + 5, oppure il 90 + 15:
Il 42 e mezzo + 5 significa dividere la sessione di deep work di 90 minuti a metà. Fai 42 minuti e mezzo di sessione, 5 di pausa e poi concludi.
Se invece sai di essere particolarmente in forma, adotta il 90 + 15. È una sessione unica di lavoro di 90 minuti, seguita da almeno 15 minuti di pausa. In questo caso si può fare anche un pomodoro intero di pausa (30 min), perché sessioni di grande impegno mentale necessitano di grande recupero.
Fatto questo si può ricominciare con la struttura classica (25 più 5) della gestione ordinaria della settimana.
2. Quando c’è tanto context switching
Il context switching (cambio di contesto) si verifica quando andiamo a fare delle task che sono molto differenti fra loro, per cui i processi mentali che sono impiegati sono differenti. In questo caso è una buona idea andare a modificare la pausa della tecnica del pomodoro. Avremo bisogno di più tempo per chiudere certi processi per poterne aprire di differenti.
In questo caso andremo a fare 15 minuti di pausa. Triplicando la fase di interruzione avremo il tempo per permettere alla nostra mente di riadattarsi efficacemente riposandosi e ricaricandosi per sincronizzarsi poi su altri processi mentali molto differenti.
La pausa lunga serve anche perché la mente in caso di context switching si stanca molto di più.
3. In casi di marcata stanchezza
A fine giornata quando cominciamo ad essere più stanchi, la nostra capacità di resistenza alla concentrazione è chiaramente molto più bassa del normale. In questo caso adatteremo le sessioni di pomodoro in base alle nostre capacità mentali residue.
Andremo a fare delle sessioni pomodoro più brevi che possono anche essere di 20 minuti o 15 con i classici 5 di pausa.
I tool
Timer da cucina classico da 60 minuti.
Tide: questa è un app per la meditazione che fa tante cose, però ha una sessione specifica per il focus. Se per caso esci dalla sessione di concentrazione la sessione è fallita e te la traccia.
Forest: questa app è ancora più specifica e ti permette di far crescere un albero se riesci a completare una sessione di concentrazione intera. La cosa interessante è che ha molti strumenti in più rispetto a Tide per poter personalizzare le sessioni di lavoro. È inoltre molto più sviluppata sulla parte di gamifiction, perché vedere tutta la tua foresta che si costruisce strada facendo, concentrazione dopo concentrazione, è molto stimolante. In più con Forest, ogni volta che completi una sessione è possibile guadagnare delle monete virtuali che possono essere regalate all’associazione dietro a Forest che va a ripiantare foreste in tutto il mondo.
Conclusioni
E con questo ci siamo detti tutto. Sono sicuro che con tutte queste dritte sarai perfettamente in grado di utilizzare la tecnica del pomodoro e di trasformati in una macchina da guerra di produttività. Il x2 e x3 sono alla tua portata. Provala e fammi sapere come va.
E come sempre, più produttivi che mai, andiamo a conquistare il mondo!
