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Come si fa a fare un preventivo? Questa è una dalle prime domande con le quali ci si scontra quando si sta incominciando a fare il freelance.
Il documento di preventivo non è un semplice foglietto di carta in cui indichiamo qual è prezzo del nostro servizio, ma è molto di più. Un preventivo è indispensabile per evitare incomprensioni, difficoltà nei pagamenti, ma soprattutto per poter stendere le fondamenta di un rapporto duraturo con il cliente.
Per questo motivo ho pensato di farti vedere quello che è il mio metodo per fare i preventivi. Ci vediamo quelle che sono le sei fasi che utilizzo per costruire questo documento, e di queste sei parti vediamo: come funzionano, che obiettivi hanno e che cosa andare a scriverci.
Alla fine di questo percorso avrai gli strumenti per creare un preventivo assolutamente eccellente e questo ti porterà inevitabilmente tutta una serie di grossi vantaggi:
non avrai difficoltà sui pagamenti;
sarai pagato correttamente per il lavoro che vai a fare senza doverti accollare modifiche e servizi extra;
costruisci le fondamenta per un rapporto sereno, efficace e produttivo che lascia il cliente soddisfatto e che quindi tornerà a lavorare con te e ti consiglierà ad altre persone.
Ecco nel dettaglio le sei fasi per fare un preventivo.
Presentazioni
La prima parte di un preventivo veramente ben fatto è la nostra presentazione. Ma perché bisogna presentarsi nel preventivo? Se siamo arrivati a questo punto vuol dire che il cliente già ci conosce no? In realtà questo è il momento più importante per dire chi siamo.
Il prossimo passo per il cliente è fare un bonifico, quindi adesso sarà estremamente attento a qualsiasi particolare che ci riguarda. La domanda che gira nella sua testa è: “perché devo scegliere questa persona?”. La fase di presentazione serve proprio a rispondere a questa domanda.
Cosa scrivere
La prima cosa che andremo a dire è chi siamo noi come professionisti. Successivamente bisognerà fare un’attività di brand elevation, ovverosia aumentare il valore percepito di noi stessi e del nostro marchio, spiegando quali sono le cose che ci rendono veramente speciali:
premi che hai vinto,
ruoli o attività prestigiose che hai fatto,
recensioni,
client list di livello.
Bisogna utilizzare la tecnica di peer validation, per cui la validazione dei pari, per far capire al cliente che noi siamo un’ottima scelta.
Processo di lavoro
Questo è uno dei punti che hanno l’impatto migliore sulla psicologia del cliente e sulla qualità del processo di lavoro ed è spiegare il processo di lavoro. Cosa succede adesso? Come parte il progetto? Come si svolge il progetto? Quando ci sono le modifiche? Quando lo riteniamo concluso il progetto?
Il cliente nella maggior parte dei casi non sa niente del nostro lavoro e ancor meno di come viene svolto. Quindi l’obiettivo in questa fase è quella di guidare il cliente lungo tutto il processo di lavoro, educandolo, spiegandogli quali saranno i passaggi, fornendogli fin da subito una mappa del territorio per far sì che si senta a suo agio e si sappia orientare.
Cosa scrivere
1. Partenza del lavoro
Il cliente ha letto il preventivo, gli piace e vuole partire. Perfetto, ma come si parte? Basta che ce lo dice? Ci manda un messaggio? Ci telefona? Viene in studio? Oppure magari gli chiediamo di mandare il preventivo controfirmato in bonifico di acconto?
È dunque molto importante chiarire come e quando il progetto verrà avviato.
2. Fasi di lavoro
Altre cose che andiamo a spiegare sono tutte le fasi di lavoro. Dopo che ti ha mandato l’acconto che succede? Dopo quanto ti risente? Fate la call strategica di partenza oppure puoi cominciare fin da subito? Ogni quanto avrà degli aggiornamenti? Se c’è un periodo abbastanza lungo in cui non ci sente è buona cosa dirglielo così che non si preoccupi.
3. Modifiche
Non dimenticare di specificare le modifiche come verranno gestite. Il cliente ha la possibilità di poter richiedere modifiche lungo tutto il processo, oppure definiamo delle finestre specifiche per fare delle modifiche?
Su questo punto è utilissimo il ciclo di Deming come filosofia progettuale per gestire al meglio i lavori in processi ben definiti. Ne ho parlato qui.
I servizi
Qui entriamo veramente nel vivo del preventivo ed è la descrizione dei servizi. L’obiettivo qui è chiarire al cliente lo scopo del lavoro per evitare incomprensioni in futuro. Andiamo quindi a descrivere con la maggior precisione possibile quelli che sono i servizi che andremo a trattare. Più precisi si è, meglio andrà il processo di lavoro.
Una cosa che trovo molto utile all’interno del processo di descrizione dei servizi è aggiungere due colonne in cui si indica che cosa è incluso e cosa no.
Per quanto riguarda la parte economica invece, il mio consiglio è di non metterla in questa fase, ma di creare una sezione separata dedicata solo a quello.
Cross e up sell
Questa è una fase che viene usata pochissimo, ma che invece ha un grande potenziale sia per noi che per il nostro cliente: la fase di cross o up sell.
Cross sell: è una strategia di vendita che consiste nel vendere prodotti o dei servizi complementari o legati al servizio/prodotto che si sta comprando. Per esempio compro un telefono su Amazon e la piattaforma mi propone di comprare anche la cover.
Up sell: è la vendita di un prodotto o di un servizio di livello superiore rispetto a quello che stiamo offrendo in quel momento.
Questa è la parte che spesso i creativi cercano di evitare perché la vedono come una manipolazione per far spendere di più al cliente. Non è così! Quando noi offriamo i nostri servizi, lo facciamo per il beneficio dei nostri clienti. Noi veniamo ricompensati adeguatamente per il valore che generiamo e il cliente riceve del valore per quello che paga.
Spesso i clienti hanno una comprensione parziale delle necessità che hanno, ed è nostro compito fornirgli un servizio di consulenza nell’indirizzarli verso il raggiungimento dei loro obiettivi.
Un altro aspetto importante di questa fase è che da’ una comprensione maggiore al cliente di quello che è la nostra totale offerta di servizi. Tante volte vengono da noi perché pensano che offriamo soltanto quel servizio lì, ma magari ce ne sono altri che sappiamo gestire tranquillamente, ma come fa il cliente a saperlo? Questa è un’ottima occasione per farglielo vedere.
Cosa scrivere
Quello che andiamo a inserire in questa fase è la descrizione di quelli che sono i servizi che noi selezioniamo per il beneficio del cliente collegati con il progetto.
Non limitarti però a quello che sai fare tu, devi pensare a 360 gradi a quello che è più utile al cliente per il raggiungimento dei suoi obiettivi.
L’investimento
L’obiettivo qui è molto semplice, ed è rendere chiaro quello che è l’investimento che il cliente deve sostenere per ricevere quei servizi.
Una cosa veramente apprezzata e anche utile da un punto di vista strategico in fase di trattativa, è indicare tutte le singole voci con la relativa cifra che compongono il preventivo, anziché mettere tutte le voci senza cifra e fare semplicemente un totale unico.
Questo è molto importante perché innanzitutto fa capire al cliente da dove arriva quel prezzo, in più è utile per rendere più semplici le trattative. Se il cliente si ritrova una cifra finale che quella è, di base ha un’opzione binaria, o l’accetta o non l’accetta, è difficile andare a fare una trattativa su una cifra secca. Invece è molto più semplice avere un processo di lavoro che è costituito da tante singole parti, in questo modo si può facilmente lavorare sulle singoli componenti e andare così a modulare il prezzo.
Questo dal nostro lato è anche un’ottima strategia se non abbiamo un budget definito da parte del cliente. Mettendo tutta una serie di voci complementari ma modificabili, andiamo a saggiare quella che è la capacità di spesa del cliente su quel dato progetto.
L’obiettivo quindi qui è la massima chiarezza possibile.
Cosa scrivere
Quello che andrai a inserire sono le cifre e le tempistiche stimate. Gli indichiamo quindi sia il preventivo di costo, che il preventivo di tempi necessari per avere tutto quanto.
Infine è importantissimo lasciare lo spazio per la firma e il timbro, per rendere il documento del preventivo accettabile.
Termini e condizioni
Questa è la fase il cui obiettivo è andare a chiarire tutte le possibili eventualità che possono nascere da questo processo di lavoro. Bisogna chiarirle in anticipo prima che si creino problemi e incomprensioni in futuro. Devi quindi pensare al futuro e regolamentarlo.
Questa parte può essere quella di lunghezza variabile maggiore all’interno di tutto il nostro preventivo. Può essere un paragrafino molto semplice che andiamo a mettere subito dopo la parte economica, oppure può espandersi fino a diventare un vero e proprio contratto, in cui andiamo a mettere punto per punto, articolo per articolo, tutta la regolamentazione del processo di lavoro con il cliente.
Cosa scrivere
Quello che dobbiamo regolamentare in particolare in questa fase sono:
1. Modifiche extra
Gli eventuali sforamenti da quanto preventivato fino a quel momento.
Se a un certo punto si va a fare qualche cosa in più rispetto a quello che è preventivato, cosa succede? Dobbiamo capirlo fin da subito per evitare tutte quelle spinose situazioni in cui il cliente ci ha chiesto di più e noi non sappiamo bene come regolarci.
La prima cosa da mettere in assoluto è una frase estremamente importante: “tutto quello che non è espressamente indicato all’interno di questo preventivo è da considerarsi escluso” o tutte le sue varianti.
A questo punto possiamo proporre una serie di soluzioni, che di base possono essere due: o per tutte le modifiche extra facciamo un preventivo nuovo ad hoc (questo consigliato se le modifiche sono particolarmente grosse, per cui sono quasi dei progetti nuovi che si aprono a fianco rispetto a questo). Oppure indicare un fee orario con il quale vengono conteggiate le modifiche fuori preventivo.
2. Modalità e tempi di pagamento
Una cosa importantissima da fare è spezzettare sempre i tuoi flussi di pagamento lungo il processo di lavoro. Non metterti mai nelle condizioni di dover aspettare il 100% di un pagamento quando tu hai svolto il 100% del lavoro. In questo modo limiti la tua esposizione al rischio rispetto a un eventuale fallimento del progetto o del cliente stesso, (sono cose che possono succedere, a me è successo e ne ho parlato ne “I miei 3 grandi grandi errori”).
3. Costi esclusi
Altra cosa molto utile è indicare tutti quelli che sono i costi esclusi. Lo abbiamo già fatto nella parte dei servizi, ma quella è specifica riguardo al dato servizio, ci possono essere invece dei costi esclusi del processo, per esempio le trasferte.
Se ti viene chiesto di andare direttamente in sede dal cliente questo avrà un costo, come verrà gestito?
4. Comunicazioni
Altra cosa molto utile è regolare anche le comunicazioni, secondo quali mezzi comunichiamo e in quali orari comunichiamo. Se non ti fa piacere ricevere dei messaggi fuori orario di lavoro, questo è il momento di specificarlo.
Se invece hai la necessità di avere tutele maggiori legali, puoi espandere questa parte di termini e condizioni con un mini contratto.
Conclusioni
Adesso hai tutti gli strumenti per poterti creare il tuo preventivo perfetto. Potrai dire finalmente addio a tutti i problemi di ricezione dei pagamenti, discussioni finali, modifiche extra non riconosciute, incomprensioni con i clienti, casino nel gestire i tempi del lavoro, ecc… Con queste 6 regole, la qualità dei tuoi preventivi e quindi del tuo lavoro e del tuo fatturato, non potrà che migliorare.
E come sempre, con dei preventivi da paura, andiamo a conquistare il mondo!
