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In seguito alla pubblicazione del video sul sistema di organizzazione a fasce, sono partite una serie di domande molto utili sul tema della produttività. Allora ho pensato che anziché rispondere singolarmente a tutte queste domande, le avrei pubblicate tutte insieme, così da creare un concentrato di trucchi utili a tutti.
Ho quindi raccolto le 15 migliori domande che mi avete fatto e le relative soluzioni.
1. Qual è la migliore to-do list in assoluto? – Leiv
La migliore to-do list è quella che ha tre caratteristiche:
Deve essere motivante. Ci devono essere delle cose per cui l’idea di concluderle quel giorno stesso ti rende estremamente felice.
Deve essere accettabilmente difficile. Una to-do list deve essere qualcosa che ci costringe a fare un po’ di più di quello che normalmente faremmo.
Deve essere finibile. Bisogna riuscire a poterla concludere nel corso della giornata.
La to-do list delle tre cose
Per chi non la conoscesse è un metodo di organizzazione delle cose da fare molto semplice per cui scegli le tre cose più importanti per la tua giornata e ti porti a casa quelle, tutto il resto è un extra.
Il concetto veramente intelligente di questo metodo, a livello di produttività, è il fatto di stabilire un traguardo. Tutti noi abbiamo delle to-do list che sono potenzialmente infinite, potremmo lavorare per ore e ore, senza veramente arrivare in fondo alla fine delle cose che dobbiamo fare. Questa cosa è profondamente logorante e insoddisfacente, perché ci dà la sensazione di lavorare come dei matti per tutto il giorno e di avere ancora cose da fare.
È molto meglio invece se noi stabiliamo quello che è un obiettivo della giornata e una volta che l’abbiamo ottenuto possiamo ritenerci soddisfatti. Se poi riusciamo anche a metterci delle altre cose, doppia soddisfazione!
2. È meglio fare i compiti difficili prima o dopo? – Vittoria
I compiti difficili vanno fatti sempre prima. Questo per un motivo molto semplice: più passa il tempo e più da un lato ci stanchiamo e dall’altro le probabilità che si verifichino degli imprevisti aumentano.
L’idea di andare a fare delle piccole task per carburare e poi prepararci a fare effettivamente la task più importante, è una forma di procrastinazione. Mangiati subito il rospo peloso e non pensarci più.
3. Quando sono carica di lavoro non so mai da cosa cominciare, come faccio a uscirne? – Alice
Il paradosso delle scelte
Sei in pieno paradox of choices. Il paradosso delle scelte è un fenomeno psicologico che avviene in tutti noi esseri umani. È stato studiato nell’ambito del marketing quando hanno messo dei consumatori davanti a degli scaffali con pochi dentifrici e poi con tantissimi dentifrici. Il risultato dell’esperimento dimostrò che più dentifrici c’erano tra cui scegliere e meno la gente comprava, erano letteralmente paralizzati della quantità di scelta.
Nel nostro caso, quando bisogna pure lavorare, questo fenomeno è amplificato in più dal senso del dovere e dal senso di ansia che ci assale perché sappiamo che dobbiamo fare, ma non riusciamo effettivamente a farlo. Su questo parte un circolo vizioso in cui si finisce per essere paralizzati, in ansia e quindi anche più paralizzati e quindi ancora più in ansia e via dicendo.
Soluzione
Una buona soluzione è incominciare a fare. Però il problema sta esattamente qui, come si fa per riuscire a sbloccarsi mentalmente e incominciare a fare? Un’ottima tecnica e quello di ribaltare l’approccio. Non cercare di trovare la cosa che dovresti incominciare a fare, ma identifica la peggiore da fare.
Immagina di avere a disposizione un mago che con un solo tocco può farti sparire una sola task da tutta la tua to-do list, indipendentemente dalla difficoltà. Guarda la tua to-do list e pensa quale sarebbe il compito da dare al mago. Quella è la task più rognosa da cui cominciare. Identificata quella, dimenticati del resto e buttatici sopra.
Se poi conclusa quella task ti ritrovi ancora paralizzato da tutte le altre che ti aspettano, richiami ancora il mago, una sola task da cancellare, identifica quella più rognosa e poi ti butti su quella.
Se per caso ti dovessi trovare con due task e non riesci a sceglierne una sull’altra, a quel punto tira una moneta, dico seriamente, tira una moneta. Quando sei nella fase di paralisi da scelta la cosa più importante è semplicemente passare all’azione, per cui qualsiasi escamotage, anche stupido come il lancio di una moneta, che ti permette di passare dalla paralisi all’azione, va soltanto bene.
4. Come fare per evitare di procrastinare? – Vittorio
Molte volte quando si ha un progetto per le mani, si passa tutto il tempo a procrastinare e si comincia solo quando la scadenza si avvicina. Questo è un grande classico perché la nostra mente tende a essere gassosa, occupa cioè tutto il massimo volume che ha a disposizione.
Se ci danno due giorni, due settimane, o due mesi per fare una task, noi tenderemo a espanderci in tutto quello spazio, come se fosse veramente necessario per completare quella task.
Soluzioni
1. Sotto deadline
Una soluzione è quella di sforzarsi ad avere delle sotto deadline. Se le deadline sono molto in là con il tempo e quindi la tendenza a procrastinare è molto alta, spezzetta il lavoro in tante piccole deadline. Le cose migliori sono delle deadline settimanali, in maniera tale da riuscire a mantenere un ritmo costante e di controllo del processo di lavoro.
Puoi farlo in due modi: o te le auto imponi e quindi prendi il tuo progetto e lo spezzi in sotto obiettivi da raggiungere ogni settimana. Oppure prendi la complicità inconsapevole del cliente, per cui in fase di preventivo andrai a dire al cliente che prima della consegna finale gli farei vedere delle fasi intermedie, in maniera tale che tu sei con le spalle al muro nel dover comunque consegnare delle fasi del progetto in determinate date.
2. Focalizzazione
L’altra tecnica invece è quella di focalizzarti non tanto sulla quantità di cose gigantesche che devi fare per arrivare a fine progetto, ma semplicemente sul fare una singola cosa per incominciare. Dimenticati di tutto e concentrati soltanto nel cominciare a fare una piccola componente del lavoro e basta.
Focalizzati sul fare un pezzettino, poi fatto quel pezzettino, un altro pezzettino, e via dicendo, a quel punto sarai avviato e vedrai che la procrastinazione è bella che sorpassata.
5. Qual è il carico di lavoro ottimale? – Marta
Qui dipende tanto da che vita vuoi fare sul presente (eseguire il lavoro) e sul futuro (dove vuoi arrivare). Io su questo ho un approccio un po’ estremo, voglio tutto. Voglio il massimo sul presente e il massimo sul futuro, per cui il mio carico di lavoro ottimale è essere una tacca sotto al limite massimo:
Il massimo
Il limite massimo perché mi porta a tirar fuori il massimo possibile da ogni singola giornata, che sia lavoro, costruzione, miglioramento personale, godersi la vita, non voglio sprecare un singolo giorno, per cui voglio sempre essere in prossimità del mio limite.
La tacca sotto
E perché allora non essere veramente sempre al limite, ma fermarsi una tacca sotto? Perché se uno è veramente sempre al limite massimo delle sue capacità ha le mani occupate e quindi non ha la possibilità di poter raccogliere le opportunità che capitano lungo la strada.
Se c’è la necessità di fermarsi un secondo per ragionare, se c’è un momento in cui è importante recuperare il focus per poter indirizzare meglio la propria strada, se è necessario rettificare la direzione, prendersi una pausa per potere fare di più e per poter far meglio, ci vuole quel margine di sicurezza che ti permette di non essere schiavo delle cose che devi fare, ma di esserne in controllo.
6. Come faccio a coltivare la disciplina? – Denis
La disciplina è come un muscolo, per cui più scelte facciamo che ci portano ad allenarla, più sviluppiamo la capacità di essere disciplinati.
Le micro scelte
Un ottimo metodo per allenare la disciplina è attraverso le micro scelte. Se sei in bilico fra la sensazione di voler prendere il telefono e andare su Instagram, oppure se continuare a essere concentrato sul tuo lavoro e riesci a fare questa micro scelta, hai appena fatto una piccola flessione con i muscoli della disciplina e quindi li hai leggermente potenziati.
Nel momento in cui moltiplichi queste piccole scelte in tutto il corso della giornata, stai letteralmente facendo un allenamento intensivo del tuo muscolo della disciplina.
L’ambiente
Altra cosa molto utile per supportare la disciplina è condizionare l’ambiente. L’ambiente ci condiziona molto e quindi se noi lo condizioniamo per far sì che ci supporti è un ottimo aiuto.
Lavora in un ambiente con meno distrazioni possibili. Se tendi a essere distratto dai social, stacca il telefono, mettilo in modalità aereo o lascialo in un’altra stanza.
Hackera in tuo ambiente per far sì che ci siano non soltanto la mancanza di distrazioni, ma la presenza di cose che ti rendono più concentrata. Che cosa ti fa lavorare al meglio? Lavorare in luce, in penombra, con una certa musica, in un certo ambiente, in una certa posizione della casa o dello studio? Assicurati di essere sempre in quelle condizioni, nelle condizioni migliori possibili, e a quel punto avrai l’ambiente che gioca per te e ti supporta.
7. Quando c’è una task creativa in cui tarda ad arrivare l’ispirazione o non arriva l’idea giusta, cosa sarebbe l’ideale fare? – Denis
Staccare nove volte su dieci è la scelta migliore. Non semplicemente perché l’ispirazione è condizionata con le nostre capacità, ma perché le idee e la creatività hanno bisogno di tempi tecnici.
Immagina le tue idee creative come se fossero dei frutti che crescono sulle piante, è inutile che cerchi di prenderli tirandoli per i rami, devi semplicemente aspettare che siano maturi.
La mia tecnica di creatività
Una tecnica di creatività che io trovo incredibilmente efficace e che utilizzo da anni è quella di dividere in due giornate l’input e l’output.
1. Esposizione al problema
Nella prima giornata mi espongo al problema, ovvero il lavoro che va fatto. Me lo studio, cerco di capirlo nella sua massima completezza e poi cerco di trovare una serie di possibili soluzioni (che poi possono anche rivelarsi pessime).
La prima fase è quindi comprensione del problema e avvio dei processi di ricerca delle soluzioni creative.
2. Staccare
Nella seconda fase chiudo tutto e non ci penso più. Possibilmente vado a fare tutto quello che mi porta la mente lontana da quel problema e da quelle soluzioni. In realtà però la mente in background sta già lavorando. Nel momento in cui la si lascia tranquilla di fare i suoi collegamenti e lasciare il tempo che le serve per ragionare, a un certo punto sarà lei che arriverà alla soluzione, all’idea creativa. La cosa però fondamentale è che devi lasciare il tempo tecnico alla tua mente di lavorare e all’idea di essere matura.
8. Un giorno libero a settimana dall’organizzazione ha senso? Come si organizza la non organizzazione? – Gianluca
Un errore comune è pensare che nel crearsi un sistema di organizzazione, si debba escludere il caos e tenere solo l’ordine. I migliori sistemi di organizzazione invece integrano il caos all’interno della propria struttura, perché il caos è l’elemento creativo.
Succedono così tante cose al di là della nostra postazione di lavoro, che per non perderci le grandi opportunità della vita non dobbiamo limitarci a essere chiusi nel nostro piccolo mondo. Dobbiamo permettere alla casualità, al caos, di infilarsi all’interno del nostro sistema di organizzazione per arricchirlo. Come diceva Shakespeare: “esistono più cose fra cielo e terra Orazio di quante tu te ne possa sognare nella tua filosofia”. L’universo è sempre infinitamente più interessante e più ricco di opportunità di quanto possiamo immaginarci, per cui una giornata completamente libera dell’organizzazione è un’ottima idea.
Organizzare la non organizzazione
Come si organizza la non organizzazione? Semplice, non la organizzi, istinto puro, segui il caso e poi improvvisi.
Il “va****lo day”
C’è stato un certo periodo che nel mio sistema di organizzazione avevo istituito il “va****lo day” ed era una giornata in cui bruciavo tutte le mie regole. In quelle giornate semplicemente non facevo nulla di quello che in teoria sarebbe stato il mio dovere auto imposto di fare.
Anziché andare in studio me ne andavo alle terme di Milano e stavo per una mezza giornata, oppure prendevo il treno e andavo a camminare in montagna, andavo a trovare il mio babbo, e altre volte mi fermavo in giro per la strada a fare quattro chiacchiere con i passanti.
Questo era incredibilmente efficace, perché mi permetteva di andare a prendere la casualità della vita e quindi ogni volta mi capitavano un sacco di cose interessanti, incontri, opportunità per il semplice fatto di aver messo il naso fuori di casa. Ma soprattutto era una fase di decompressione della mente. Costringere la mente ogni giorno a essere disciplinata diventa sempre più facile col tempo, però allo stesso tempo ogni tanto c’è bisogno di decompressione e di lasciarla libera.
9. Spesso lavoro di notte perché la mia mente è più concentrata e produttiva, ma non va bene per i ritmi della società. Cosa posso fare? – Gianluca
Non ci sono regole né principi generali, bisogna semplicemente sperimentare. Devi capire testando sul campo quale fra i due set-up ti permette di avere il maggior valore per te stesso e per gli altri. Non esiste un sistema perfetto che ti permette di fare sempre tutto senza rinunciare a nulla, ogni scelta ha un suo costo, l’importante è trovare quella che costa meno e che ti fa ottenere di più.
All’inizio anch’io ero un notturno, per cui da mezzanotte alle 4 del mattino era il momento in cui ero il più produttivo possibile. Poi però mi sono accorto che quello che mi costava questa sessione di lavoro profondo di notte, non era la scelta giusta e quindi ho ribaltato tutto. Da notturno mi sono trasformato in mattiniero. Adesso svegliarmi al mattino presto è diventato esattamente come essere in piedi nel cuore della notte, è un momento solo per me di massima concentrazione, che mi da un vantaggio competitivo su tutto.
10. Cerco di pianificare nel dettaglio tutto quello che devo fare, ma poi ho la sensazione di non aver fatto nulla di veramente utile, perché? – Elena
La pianificazione è un’attività a ritorni diminuenti, cioè più la fai e meno ti dà in cambio. Se tu non hai ancora pianificato e prendi 30 minuti per farlo, quei 30 minuti sono oro. Se tu sei invece alla terza ora di pianificazione e da tre ore passi a tre ore e mezza, quella mezz’ora in più ti da pochissimo.
Soluzioni:
Innanzitutto bisogna rendersi conto che la pianificazione ha la funzione soltanto di portarci la lucidità per poter allineare le nostre azioni con la nostra visione di lungo periodo. Nel momento in cui siamo abbastanza lucidi per poter agire nella direzione giusta, basta, la pianificazione ha svolto il suo compito, non c’è bisogno di proseguirla.
Altra cosa molto utile è limitare gli slot dedicati alla pianificazione. Solitamente con 30 minuti si fa una pianificazione coi fiocchi. Per le pianificazioni complesse che non fai da tanto tempo, puoi dedicare anche tre quarti d’ora.
11. Come gestire gli imprevisti in una giornata mega full? – Ivan
Quando ci sono degli imprevisti c’è poco da gestire, o meglio, ci sono quattro cose che possiamo applicare per aiutarci:
Avere sempre i buffer slot, degli slot di margine. Pianificare quindi tutti i giorni degli slot di tempo vuoti che ti fanno da ammortizzatore. Se tutta la pianificazione dovesse andare a catafascio, tu sai che hai quel momento completamente libero per poter recuperare.
Non far scivolare le task. Se a un certo punto hai un’emergenza che ti compromette le task di quella fascia specifica, chiudila, non farla slittare al posto delle task successive. Se dovevi fare la contabilità e non hai potuto farla, la farai nella prossima sessione.
Ripianificazione. Appena concluso di tamponare l’emergenza prenditi un quarto d’ora per ripianificare. In questo modo riesci a capire in che situazione sei, com’è cambiato il tuo contesto e fare le scelte più lucide per poter rispondere di conseguenza alla situazione cambiata.
Crea dei margini strutturali quando vai ad allocare il tempo per un progetto. Questa cosa si fa a monte. Se pensi che ci voglia un giorno per fare quel progetto, è meglio prendersene due. Una buona regola è fare o il raddoppio o il 50% in più del tempo. Se sono 10 ore di lavoro meglio allocarne 15 o 20. In questo modo se gli imprevisti arrivano, e arrivano sicuramente, noi non siamo al limite estremo tra il farcela o l’avere un disastro.
12. Come gestire la frustrazione data dal non riuscire a seguire i miei piani di produttività? – Max
Per gestire la frustrazione io ho una prima fase in cui mi incazzo e lo faccio perché mi da’ due vantaggi:
Mi permette di bruciare il senso di frustrazione con la rabbia. Per cui anziché essere frustrato, che è paralizzante, mi arrabbio, che invece è energizzante.
Dall’altro lato ha un’altra funzione ed è rendermi assolutamente intollerante ai problemi. Se non siamo riusciti a fare qualcosa, vuol dire che da qualche parte c’è un problema, e quindi va assolutamente risolto! Arrabbiandomi riesco a sviluppare e a fomentare quel senso di intolleranza che mi porta a essere, in maniera costruttiva, aggressivo verso i problemi. Se vuoi approfondire l’argomento ti consiglio di leggere “Principii” di Ray Delio.
La seconda parte invece è di analisi. Cerco di capire con calma e a mente fredda perché quel qualcosa non è andato bene e cercare di capire quali errori ho commesso per trovarmi in quella situazione.
13. Che vantaggi da integrare il calendario alle to-do list? – Giulia
Per toccarla piano, ti da il controllo sul tuo futuro. Noi diventiamo quello che facciamo ripetutamente, quindi il calendario che abbiamo è la predizione del futuro che avremo.
Utilizzare un calendario ci permette di definire quali sono gli ambiti su cui andiamo ad applicare le nostre ripetizioni quotidiane. Spesso le nostre to-do list non dipendono da delle scelte nostre, ma ci vengono imposte dall’esterno, dalle richieste dei clienti, dal mercato, da delle nostre scelte estemporanee. Per poter visualizzare la proporzione di tempo che dedicheremo alle singole aree che condizioneranno il nostro futuro, abbiamo bisogno del calendario.
Avere una to-do list senza un’integrazione sul calendario che ti permette di mantenere il controllo sugli ambiti su cui stai allocando il tuo tempo, è come voler andare a Shanghai con la macchina senza però usare una mappa. Con questa strategia le probabilità che tu arrivi per davvero a Shanghai sono quasi nulle e se ci arrivi hai fatto una fatica infame.
14. Come essere produttivi quando si è stanchi ma è importante proseguire? – Samuele
Non si può. Se si è stanchi vuol dire che non abbiamo le energie mentali necessarie per poter completare delle task. È come dover fare dei chilometri con la macchina e non avere abbastanza benzina nel serbatoio. Quindi semplicemente non si può.
Ci sono però delle strategie che ci permettono di tirar fuori il massimo possibile da quella poca benzina che abbiamo ancora nel serbatoio, (su come gestirsi nelle giornate di stanchezza ne parlato qui). Si possono fare tre cose:
Abbassare il carico cognitivo dei compiti. Se puoi scegliere su quale task concentrarti, allora cerca di prendere quelle che hanno il carico cognitivo minore, quelle più semplici, quelle per le quali hai ancora le capacità di poter fare.
Pause più frequenti e più lunghe. Mettendoti nelle condizioni di riposarti un po’ di più e più spesso, è come se ad ogni interruzione riuscissi a ottenere una piccola tanica extra di benzina. Grazie a quel rabbocco riuscirai ad andare un pochino più avanti. Attenzione che qui c’è poi un problema di disciplina nel riuscire a riprendere dopo le pause.
Stabilire un obiettivo minimo da raggiungere. Consapevole dei limiti che hai in quel momento e consapevole che non riuscirai a fare tutto quello che vorresti, pensa a qual è l’obiettivo minimo che vorresti raggiungere e concentrati su quello. Una volta che l’hai ottenuto chiudi tutto e corri subito a riposarti. Basta, non c’è altro da fare. L’indomani potrai ripartire dall’ottenimento di quel piccolo risultato con il serbatoio completamente rinnovato.
15.1 Qual è la cosa più pericolosa su cui stare attenti per evitare che il sistema di organizzazione a fasce salti? – Grazia
La cosa più pericolosa secondo me sono le email, sono quelle con cui ho il rapporto peggiore. È una componente della parte di organizzazione che non può mancare, ma allo stesso tempo c’è il rischio di passare giornate intere all’interno della nostra inbox.
Una cosa veramente importante, per evitare che il sistema salti, è di dedicare delle fasce solo per le mail, con un inizio e una fine molto ben definita. In questo modo si evita di lavorare con le mail aperte pronte a distrarci.
15.2 Qual è la cosa più importante del sistema di organizzazione a fasce? – Grazia
Gli elementi che danno i migliori risultati secondo me sono:
Le fasce giuste. Le fasce sono le aree su cui noi andiamo a mettere l’attenzione della nostra giornata e quindi, ripetendoli sistematicamente, sono le aree su cui andiamo a mettere l’attenzione della nostra vita.
Gli spazi vuoti, gli spazi di buffer. Hanno due grosse utilità e sono quelli di avere da un lato l’ammortizzatore per gli imprevisti e dall’altro lato sono quelli che permettono di passare da delle task molto differenti fra loro. Quando tu sei su una fascia e sei molto concentrato con i processi legati a quel dato lavoro e poi successivamente hai un’altra fascia che è molto differente, non riesci a fare un’inversione a U da un processo mentale a un altro completamente differente. Lo spazio vuoto ti permette di piegare la mente e reindirizzarla. Quindi gli spazi vuoti sono tanto importanti quanto quelli pieni.
Conclusioni
La sessione di domande e risposte è conclusa, se ti è piaciuta e ti è stata utile fammelo sapere nei commenti così la riorganizzo più che volentieri su degli altri argomenti.
E come sempre, produttivi come delle macchine da guerra, andiamo a conquistare il mondo!
