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Il sistema di organizzazione a fasce è a mio modestissimo modo di vedere il più efficace sistema di organizzazione del tempo in assoluto. Sono 10 anni e passa che lo utilizzo e posso dire tranquillamente che se non fosse per questo sistema, adesso non sarei qui.
Senza il sistema di organizzazione a fasce probabilmente avrei realizzato il 10% delle cose che effettivamente ho fatto nell’arco di questi 10 anni.
Il vero punto della produttività
Il sistema di organizzazione a fasce è un metodo per organizzare il proprio tempo che ci permette di sapere cosa fare e specialmente ci permette di definire quando farlo.
Spesso si pensa che l’aspetto più importante della produttività sia sapere cosa fare, ma non è così, sapere cosa fare è soltanto la prima metà dell’equazione. Sapere cosa fare è facile, bene o male sappiamo sempre cosa c’è da fare e alla peggio fai del brain dump, per cui ti chiudi in una stanza per 10 minuti e fai una lista di tutto quello che ti viene in mente. Ma avere questa lista, non equivale a essere nelle condizioni di poterla mettere in pratica.
Per cui il vero punto della produttività è sapere cosa fare e avere un sistema che ci permetta di farlo.
I principi del sistema a fasce
1. Il calendario è la predizione del nostro futuro
Il sistema di organizzazione a fasce non soltanto ci sa dire cosa fare e quando farlo, ma fa anche in modo che tutto quello che noi facciamo concorra a portarci a diventare i professionisti e le persone che vogliamo essere. Ci porta quindi a raggiungere i nostri obiettivi.
Senza un sistema noi siamo solo in modalità reattiva, reagiamo soltanto agli stimoli che arrivano dall’esterno. Quindi tutto quello che facciamo non dipende dalle nostre scelte, ma dipende dagli stimoli che non siamo noi a decidere.
Avere invece un sistema come quello a fasce, ci permette deliberatamente di riprendere il potere del nostro tempo, perché i risultati che otteniamo arrivano dalle aree in cui mettiamo tempo e attenzione.
Questo ci porta a comprendere una cosa importantissima, ed è che il nostro calendario è la predizione della nostra vita futura. Siamo e diventiamo quello che facciamo ripetutamente. Ecco perché è così importante essere padroni del nostro tempo. Essere noi che definiamo dove andiamo ad allocare il tempo, le energie e l’attenzione nostre giornate. Ecco perché è così importante avere un sistema di organizzazione del nostro tempo.
2. Quando pianifichiamo e quando facciamo siamo differenti
Il secondo principio che dobbiamo tenere a mente prima di incominciare è il fatto che le persone che siamo quando pianifichiamo e quando agiamo, sono totalmente differenti.
Quando siamo in modalità esecuzione le aree del cervello che si attivano e che andiamo a utilizzare sono differenti da quelle che utilizziamo quando siamo in modalità pianificazione. Quindi quando facciamo siamo dei pessimi pianificatori e quando siamo in modalità pianificazione siamo dei pessimi esecutori.
Il sistema di organizzazione a fasce serve proprio a separare questi due momenti in sistemi ben distinti. È l’alternanza di questi due sistemi quello che veramente ci porta a massimizzare la nostra capacità produttiva.
Tutta la teoria sul doppio sistema arriva da questo libro di Daniel Kahneman “Thinking fast and slow”, che parla molto bene dei due tipi di sistemi, lento e veloce, profondo e immediato, che abbiamo noi esseri umani per gestire la complessità della vita. Separare l’uno e l’altro in un sistema di organizzazione del tempo è il modo migliore per funzionare a pieno delle nostre potenzialità.
Come funziona il sistema a fasce
Da un lato abbiamo una serie di cose da fare, di to-do list organizzate per categorie, dall’altro lato abbiamo la corrispondenza di queste fasce in slot sul calendario. Quello che dobbiamo fare è quindi fissare dei blocchi di tempo nel calendario che corrispondono alle fasce delle nostre to-do list tematiche. In questo modo il sapere cosa fare e il farlo, diventano un sistema comunicante.
Quindi ad esempio, per la to-do list che hai creato per tutti i lavori commerciali, corrisponderà una fascia di tempo bloccata sul tuo calendario dedicata solo a quello.
I Vantaggi
È estremamente semplice e tutti i sistemi di organizzazione del tempo devono essere semplici nel funzionamento, se no vanno in pezzi dopo due giorni che li utilizziamo.
È personalizzabile. Gli slot di tempo che andiamo a costruire e le aree tematiche, le to-do list che andiamo a scegliere le facciamo su misura su di noi e sui nostri obiettivi.
Messa in pratica
To-do list tematiche
La prima cosa che dobbiamo fare è creare delle to-do list organizzate per macro temi: il lavoro, l’area personale, l’amministrazione, e qualsiasi altra cosa che vogliamo.
Questo sembra un passaggio banale, ma di banale non ha assolutamente niente, perché nel momento in cui noi andiamo a scegliere su che cosa dedicare l’attenzione e il tempo della nostra vita, stiamo andando a decidere che futuro avremo.
Se dalla nostra to-do list andiamo a togliere lo slot di apprendimento, di studio e ne mettiamo un altro, se non mettiamo lo slot di amministrazione, di promozione, quello per il networking, per i progetti personali oppure per fare sport, le persone che diventeremo e i risultati che otterremo saranno completamente differenti.
Soffermati quindi un secondo e fai un paio di ragionamenti sui massimi sistemi: che cosa vuoi ottenere? Dove vuoi andare? Che persona devi essere per andarci?
Decidere cosa non fare
Un concetto importante da tenere a mente è che minori sono le liste che andiamo a creare, maggiore sarà il focus della nostra vita. Più riusciamo ad avere poche liste, più riusciamo a essere efficaci.
Le persone spesso pensano che organizzare il tempo significa decidere cosa fare. Niente di più sbagliato! Organizzare il tempo significa decidere cosa non fare.
La vita è un sistema con delle possibilità che tendono all’infinito. Possiamo letteralmente provare a fare qualsiasi cosa, soltanto che non abbiamo né il tempo, né le energie sufficienti per poterlo fare.
I risultati si ottengono stratificando gli sforzi in un’unica direzione e non disperdendoli in tante. Quindi la vera organizzazione del tempo non è decidere cosa fare, ma è decidere cosa non fare, in maniera tale da potersi concentrare soltanto sulle aree che contano per davvero.
Nel momento in cui vai a decidere i tuoi macro temi tieni conto di questo concetto, cerca di tenerne il minor numero possibile.
I macro temi del freelance
Tra le aree che non possono assolutamente mancare all’interno della lista di un freelance troviamo:
Lavoro commerciale
Area personale, per cui la nostra vita. Ad esempio lavare la macchina, andare dal dentista, fare la spesa, fare sport, ecc… tutto quello che è vita personale finisce in questa lista
Amministrazione, ovvero le fondamenta della funzione del lavoro, senza senza la quale tutto quanto crolla
Promozione, quindi tutte le cose che andrai a fare per promuovere la tua attività: portfolio, sito internet, lavoro sui social, networking, ecc…
Auto miglioramento, studio, lettura, apprendimento, ecc… diventare sempre un po’ migliori rispetto al giorno prima. Se ti interessa approfondire l’argomento sull’auto miglioramento e del Kaizen ne ho parlato qui.
Ovviamente queste aree, al di là della struttura comune per tutti, differiranno di persona in persona. Questo è il momento in cui puoi andare a personalizzare il tuo sistema di organizzazione a fasce. Tutto quello che è un’area di attenzione della tua vita deve avere la sua to-do list.
Il calendario
Il secondo grande blocco del sistema di organizzazione a fasce è il calendario. Una volta che hai le to-do liste e il calendario, devi farli combaciare. Questo è il passaggio che io chiamo il momento della torta.
Nelle macro to-do list abbiamo definito quelli che sono gli ingredienti del nostro futuro, quelli che comporranno le persone e i professionisti che vogliamo diventare. Però la vera magia non si fa semplicemente scegliendo gli ingredienti, ma dosandoli ed è quello che andiamo a fare qui.
Il momento della torta
Nel momento in cui andiamo a proporzionare, a dosare il quantitativo degli ingredienti che abbiamo scelto creiamo un futuro diverso per noi stessi. Se mettiamo il 90% del nostro tempo sui lavori personali e il 10% su tutto il resto avremo un futuro, se le proporzioni si ribaltano, ne avremo un altro futuro.
Questo è il momento in cui si fa la magia, quindi fermati e pensa alle proporzioni di tempo che vuoi dedicare alle singole attività, sapendo che queste proporzioni porteranno proporzionalmente un quantitativo di crescita e di risultati collegato.
Esempio
Facciamo un esempio di applicazione del sistema di organizzazione a fasce in una settimana tipo:
Dalle 13:00 alle 17:00
Dalle 9:00 alle 13:00 ci dedichiamo al lavoro commerciale.
Dalle 13:00 alle 14:00 pausa e in questa pausa scarichiamo un po’ di area personale, facciamo quello che vogliamo
Dalle 14:00 alle 15:00 andiamo a metterci la nostra to-do list di miglioramento, quindi studiamo, facciamo video corsi, leggiamo, facciamo quello che ci serve per diventare dell’1% migliori rispetto a quanto fossimo ieri.
Dalle 15:00 alle 17:00, ad alternanza andiamo, a metterci un po’ di promozione e un po’ di amministrazione.
Dalle 17:00 alle 18:00
Ci rimane ora l’ultima ora dalle 17:00 alle 18:00 e andiamo a fare due cose molto utili:
1. Pianificazione
Dalle 17:00 alle 17:30 andiamo a mettere un slot per la pianificazione. Tutto quello che succede nel corso di una giornata ci fa evolvere quello che è stato il nostro sistema di organizzazione pregresso. Ci sono arrivate mail, comunicazioni, abbiamo concluso delle cose e dobbiamo farne altre, dobbiamo quindi riallinearci. Un grande principio di produttività è sapere dal giorno prima cosa fare oggi. È quindi molto utile avere quotidianamente una mezz’oretta di ripianificazione di tutto quello che dobbiamo fare.
2. Buffer
Ci rimane quindi uno slot vuoto dalle 17:30 alle 18:00, quello sarà il nostro slot di buffer, ovverosia margine. Dobbiamo dare per scontato che tutta questa pianificazione non sarà precisa. Le forze della vita tenderanno a far sbaragliare tutta quella che è l’organizzazione che abbiamo fatto.
Lo slot di buffer sarà quindi una sorta di ammortizzatore al nostro sistema. Più ampia è l’area di buffer, maggiore è l’ammortizzatore che abbiamo creato.
La pianificazione profonda
L’ultimissimo slot che andiamo a creare è forse il più importante, ed è lo slot di pianificazione profonda. Ci serve un momento per fermarci e pianificare la nostra settimana.
Un buon punto in cui metterlo è completamente fuori dalla zona di lavoro. Io tendo a metterlo nel weekend. Solitamente un’ora è più che sufficiente.
Un sistema imperfetto
Visto come funziona e come applicare il sistema di organizzazione a fasce, togliamo fin da subito un paio di illusioni.
Questo sistema non è e non sarà mai perfetto. Se vai a sovrapporre la tua struttura con quello che effettivamente è stata la tua giornata, quasi mai si sovrapporranno perfettamente. È normale. Con questo sistema stiamo cercando di mettere ordine alle infinite possibilità della vita. Il nostro obiettivo qui non è avere un sistema rigido e perfetto, in cui tutto quanto combacia, ma è quello di dare l’approssimazione migliore possibile del nostro tempo. Essere più vicino possibile a quello che abbiamo capito essere la rotta per dove vogliamo arrivare.
Altro aspetto da tenere sempre a mente è che questo non è un sistema stabile. Questo è e rimane un sistema dinamico, sarà sempre necessario andare a implementarlo e far sì che cresca con noi, che si evolva con la nostra evoluzione.
Come gestire gli imprevisti
A un certo punto non siamo concentrati, viene un’emergenza, un amico che non vedevamo da anni ci viene a trovare e quindi salta completamente uno slot.
Regola fondamentale: niente sliding! Non si fanno scivolare gli slot l’uno dopo l’altro. Se il primo slot salta, salta soltanto lui, non andare a farlo scorrere dopo gli altri.
È chiaro che se hai una consegna imminente e devi finirla allora continua. Ma se non c’è un’urgenza, se salta uno slot, è finito solo lui. Se no il rischio è che un problema locale, diventi un problema globale di tutta la giornata. Quindi se va tutto quanto in vacca lasciate che vada in vacca in maniera circoscritta.
I benefici
Questo è il sistema di organizzazione a fasce. Al di là di tutto quello che ho detto essere tutti aspetti positivi, vorrei fare un piccolo riepilogo di tutti i benefici che rendono questo sistema così potente:
1. Sappiamo cosa fare
Il segreto della produttività è togliere l’attrito che c’è tra il pensiero e l’azione. Se noi arriviamo e dobbiamo metterci a ragionare su cosa fare, stiamo disperdendo tempo ed energie. Se invece apriamo il computer e siamo già esecutivi, siamo delle macchine da guerra.
2. Toglie discrezionalità alle scelte
Anche in questo caso non disperdiamo energie nel chiederci se è il caso o no di fare questa cosa oppure un’altra. Facciamo semplicemente quello che è il momento della giornata di fare, punto e basta. Sapendo che tutto quello che facciamo fa parte di un sistema che è stato perfettamente bilanciato da noi.
3. Evita la paralisi operativa
Quando siamo veramente carichi, quello che può succedere è che ci blocchiamo. È un fenomeno psicologico che si chiama il paradosso delle scelte: più scelte abbiamo, più cose dobbiamo valutare e più tendiamo a non fare niente perché siamo paralizzati dal sovraccarico cognitivo che ci richiede di capire che cosa scegliere. Un sistema strutturato come questo abbassa notevolmente le chance di incorrere in una paralisi operativa nel momento in cui siamo sovraccarichi di lavoro.
4. Siamo automatizzando
Ripetendo sistematicamente questo ritmo, settimana dopo settimana ci diventa un’abitudine. Andiamo quindi a ottimizzare il tempo e le energie che ci servono per farlo funzionare. In poche parole, facciamo di più con meno sforzo e quindi diventiamo sempre più efficaci e produttivi.
5. È figlio della nostra grande visione
Tutto quello che facciamo, tutte le aree a cui decidiamo di dedicare la nostra attenzione e il nostro tempo, le abbiamo scelte noi sapendo essere la rotta verso il nostro obiettivo, verso il professionista e l’essere umano che vogliamo diventare.
Il risultato finale di questo sistema è che inevitabilmente si arriva al proprio posto al sole.
Conclusioni
Questo è il sistema di organizzazione a fasce. Ci sarebbe ancora tantissimo da dire, però intanto abbiamo tratteggiato in maniera approfondita tutti quelli che sono gli elementi fondamentali per poterti mentre nelle condizioni di applicarlo fin da subito.
E come sempre, padroni come mai nel nostro tempo e produttivi come delle macchine da guerra, andiamo a conquistare il mondo!
