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Essere produttivo è importante e per un freelance è due volte importante, perché solitamente utilizza questo modello di vendita del proprio tempo, per cui diventare più produttivo ci da la possibilità di andare a moltiplicare le ore sul calendario.
Questo ha due aspetti che sono potenti:
avere più ore significa poter accettare più lavori quindi potenzialmente avere più soldi, oppure avere più tempo libero, per cui avere più qualità di vita.
può fare la differenza fra sopravvivere o meno al mercato.
La gestione della carriera da libero professionista è la gestione di un sistema complesso che non si limita alla parte frontale che tu vedi sul mercato, ma anche la gestione di quello che ci sta dietro: il rapporto con i clienti, la promozione, la contabilità, l’amministrazione, il rapporto con il commercialista, le fatture, i pagamenti, ecc… Insomma è un sistema veramente complesso.
Riuscire a essere efficaci nel gestire il proprio tempo e poter tenere sotto controllo questa complessità, può veramente fare la differenza tra farcela oppure no.
Vediamo quindi tre tecniche che possiamo applicare fin da subito per riuscire ad aumentare la produttività.
1. Lavorare in sprint
Bisogna lavorare a scatti brevi ed estremamente focalizzati. Non c’è niente di peggio per essere produttivi, che avere delle lunghe sessioni di lavoro. Questo ha due effetti terribili:
Dopo poco tempo cominci a perdere lucidità
Ti logori molto più velocemente
È molto più efficace invece lavorare in brevi scatti di concentrazione focalizzati su un solo compito. Dopo questi brevi scatti fai una pausa e dopo rincominci.
La tecnica del pomodoro
Una tecnica di micro gestione del tempo che utilizzo io e che trovo molto efficace è la tecnica del pomodoro.
Si tratta di dividere il proprio tempo in segmenti di mezz’ora. Di questa mezz’ora 25 minuti sono dedicati all’attività mentre 5 minuti sono dedicati a fare una pausa. Dopo che si sono fatti 4 pomodori, per cui 2 ore di attività, si fa una bella pausa più lunga.
Le pause sono parte integrante dell’essere produttivi, esattamente come il recupero è parte integrante dell’allenamento per uno sportivo. Ovviamente vanno un po’ controllate perché c’è sempre il rischio che quella mezz’ora di pausa diventi un’ora e mezzo di svago. Un buon consiglio è definire con precisione i momenti di pausa e la loro durata all’interno del calendario.
2. Pianifica per il giorno dopo
A fine giornata pianifica le attività per il giorno dopo. Non c’è nulla di peggio, quando si arriva in studio alla mattina e si è carichi di energia al picco della propria freschezza, di perdere ore e ore nel pensare a cosa fare anziché a farlo.
Molto meglio essere uno squalo che si butta subito sulle cose che vanno fatte. L’unico modo per essere in grado di fare questo è sapere cosa fare. Il segreto della produttività è esattamente questo, avere chiaro cosa fare.
Ottima cosa da fare a fine giornata è di dedicare l’ultimo slot di lavoro a pianificare quello che c’è da fare per il giorno successivo. Questa piccola pianificazione serale non ha soltanto il vantaggio di renderci esattamente chiaro cosa fare il mattino dopo, ma anche quello di chiudere i famigerati open loops.
Gli open loops
Gli open loops sono un elemento che fa parte di come siamo costruiti noi esseri umani da un punto di vista psicologico.
Noi homo sapiens abbiamo la necessità di sapere come vanno a finire le cose, come si chiudono questi cerchi appunto. Non saperlo ha un enorme potere su di noi. Tant’è vero che gli open loops vengono utilizzati con estremo successo in tecniche di copywriting persuasivo, di marketing associativo e di storytelling persuasivo.
Un esempio su tutti sono le serie tv, pensa a come finiscono le puntate: tutto il crescere dell’attenzione sale verso il climax sempre di più, arriva l’ultima scena shock e poi schermo nero ed è finito. Quindi capisci che potenza incredibile hanno gli open loops sulla nostra psicologia.
Quello che non vogliamo nel nostro caso specifico di produttività è esserne vittima. Finire la giornata e avere ancora tanti processi aperti nella testa che non sono stati chiusi. Quello che dobbiamo fare invece è chiuderli forzatamente noi. In che modo? Ripianificandoli.
Un altro effetto negativo di questi open loops per un freelance, è il fatto che non c’è mai uno stacco netto e preciso tra la vita lavorativa e quella personale. Non chiudendo questi processi mentali che abbiamo attivato durante il corso della giornata, ce li portiamo a casa. Questo significa che quando siamo a casa non siamo veramente in fase di riposo, e quando poi si incomincia a lavorare non siamo veramente focalizzati perché siamo stanchi.
La pianificazione finale della giornata non è semplicemente un extra per poter essere più produttivi il mattino successivo, ma è una necessità per recuperare come si deve.
Consiglio di messa in pratica: io ti suggerirei di avere uno slot finale della durata di mezz’ora e di fare una lista delle tre cose più importanti che vuoi fare il giorno successivo.
3. Fai prima le cose importanti
Al mattino segui il principio delle first things first: prima di tutto le cose importanti.
Niente pianificazione, niente mail, niente social, ecc… non vogliamo attivare nessun processo mentale altro se non quello su cui siamo focalizzati come compito per quella mattina.
Se per caso avessimo due task che hanno lo stesso tipo di importanza, a quel punto scegli quella più difficile. Più siamo freschi, più andiamo a prenderci fin da subito i rospi più rognosi da mangiare.
Quello che stiamo facendo in altre parole è di trasformare una giornata in una lunga discesa. Le ore del mattino valgono doppio in termini di produttività, riusciamo a completare cose che magari ci avrebbero chiesto quattro ore in due ore o anche in un’ora e mezza.
Su questo specifico approccio al lavoro focalizzato ti consiglio anche un bellissimo libro: Deep Work di Cal Newport, in cui va nel dettaglio e propone tutta una serie di modelli su come poter implementare queste sessioni di lavoro focalizzato nella nostra quotidianità.
Conclusioni
Concludo con una gran bella definizione di produttività: la produttività non è un incidente che capita per caso, è risultato dell’impegno preso verso l’eccellenza, la pianificazione intelligente e l’impegno focalizzato.
E adesso, più produttivi che mai, andiamo a conquistare il mondo!
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2. Pensare
Scotch = nastro adesivo; Frisbee = disco volante; e tanti altri. Ma pensiamo anche a delle persone fisiche che sono riuscite ad associarsi ad una parola specifica, come Michael Jordan (basketball), Greta Thunberg (ambiente), Pelè (calcio), Picasso (cubismo), Pollock (macchie), e così via. Se tutti questi fossero usciti dalle loro aree di competenza per esplorare nuovi stili, non sarebbero diventati quello che sono. Per non parlare poi di quei personaggi che sono così unici e innovativi da essere diventati loro stessi la parola di riferimento. Un esempio, Tim Burton, il suo stile è così particolare e unico che il suo nome è diventato riferimento stesso del suo stile. Quello che fa è la sua essenza, che è un po’ l’obiettivo ultimo di qualunque creativo, quello di avere uno stile che deriva dal tuo essere
Se Burton avesse deciso di utilizzare anche altri stili probabilmente non avrebbe avuto lo stesso successo. Conclusioni Questi erano esempi di geni che sono diventati maestri assoluti di uno specifico stile, ma per persone come noi? Non devi per forza diventare il Michelangelo del tuo campo. Quindi cosa puoi fare se senti di voler produrre qualcosa di diverso dal solito e per cui capisci che potrebbe anche avere un mercato? La soluzione è una e una soltanto… Devi creare un altro brand. Perché se decidete di aggiungere cose che non c’entrano con il tuo brand state solo andando a indebolire la vostra unicità nel mercato. E se perdete quella cosa che vi rende unici perché un cliente dovrebbe scegliere voi?
