Quanto devo fatturare da freelance

Devi fatturare un numero annuale che scrivi tu, una volta per tutte, partendo da quanto ti serve per vivere. Questa baseline la costruisci sulla tua vita, senza guardare i benchmark di mercato o i preziari di altri.

Nelle mie lezioni lo dico così: «Settare degli obiettivi di fatturato è quello che fa la differenza fra un amatore e un professionista.» Per me è un cambio di mentalità fortissimo, perché il numero scritto rende tangibile la strada che stai facendo.

Se oggi fatturi a sentimento, il primo gennaio arrivi con i buoni propositi come tutti. L’ho detto in una call a un freelance che seguo: «Sono tutti bravi il primo gennaio a fare le new year’s resolution: andrò più in palestra, farò 100k. Poi dopo c’è il passaggio: sì bomber, com’è che si raggiunge il 100k?»

Eravamo a ottobre e ragionavamo già sull’anno dopo. Ci siamo chiesti quanto vogliamo aver fatturato a fine anno prossimo, se 10, 20, 30, 50 o 100k, e da lì la domanda diventa come ci arriviamo: a quella risponde il modello di business.

Matteo Zangrandi (Web Design e AI), in 18 mesi di lavoro insieme, è passato da 18K a oltre 80K l’anno lavorando la metà.

Il costo della vita lo prendi dagli estratti conto degli ultimi 12-24 mesi, facendo la media mensile delle uscite. Quel numero è il costo di sopravvivenza che il tuo business deve coprire ogni mese.

Se ti fermi agli ultimi 3 mesi ti perdi le stagioni e le spese straordinarie. Con 24 mesi hai una visione realistica del tuo tenore di vita: 48.000 € di uscite in due anni fanno una media di 2.000 € al mese.

Un freelance che seguo ha fatto prima la media a mente, poi non si è fidato e ha controllato due anni e mezzo di estratti conto. I due numeri coincidevano quasi. Gli ho detto che andava bene così, perché ci serve la fotografia della tua vita standard.

Nello standard entra tutto quello che ti serve per mantenere il tuo stile di vita. I viaggi, gli acquisti particolari, la moto che domani decidi di comprare sono variabili: extra che paghi con il profitto, nella fase successiva della gestione finanziaria.

Nel conto metti anche le spese di lavoro, per esempio i servizi cloud, perché anche quelle il tuo business le deve coprire per stare in piedi.

Per dividere le spese in categorie puoi farti aiutare dall’AI: carichi gli estratti conto, le chiedi di classificare le uscite e di escludere le anomalie, e la media che ottieni è più pulita.

Una parte di quello che incassi è dello Stato, quindi il fatturato lo dividi per usi prima di spenderlo, e le tasse sono la prima cosa da separare.

In call lo spiego con il conto corrente come una scatola che i ricavi riempiono: «Una parte di questa roba qui non è tua, perché è dello stato.» Quando arrivano i soldi da partita IVA ti sembrano tutti tuoi, perché stanno nel tuo forziere. Eppure arriva qualcuno che dice «me li devi dare».

Ci sono passato. Il mio cliente principale aveva chiuso lasciandomi un buco di 25.000 euro, e pochi mesi dopo il mio commercialista di allora fece una cavolata: mi trovai in mano una cartella INPS da 30.000 euro.

Ero, come scrivo nella mia storia, «tecnicamente fallito», con un passivo di quasi 60.000 euro da cui ci ho messo sette anni a uscire.

Il cliente e il commercialista c’entravano, però «è stata soprattutto colpa mia». Ho deciso di continuare a fare il freelance e di studiare tutto quello che c’è da sapere su gestione finanziaria, economica e fiscale.

Le tasse le metti da parte nel momento in cui arriva il bonifico. Ti consiglio un conto con le automazioni, che divide i soldi appena l’euro tocca il fondo del forziere. Possono essere conti separati o sotto-conti: l’importante è che siano scatole distinte.

Una scatola è dedicata solo alle spese, con una carta usata soltanto per quello. Un’altra è dedicata solo alle tasse, ed è la più importante.

Appena entra un bonifico, il famoso 25% va subito lì (era la quota del freelance con cui ne parlavo, prendila come esempio), così quando arriva il momento di pagare le imposte i soldi li hai già.

Questa separazione la chiamo compartimentazione finanziaria. Con un conto unico non sai mai quanti soldi hai: guardi dentro e ti chiedi se puoi pagarti un viaggio in più, poi devi calcolare le spese fisse del mese dopo e le tasse, che in Italia non sai mai esattamente quante siano.

In Italia poi ci sono gli acconti, su cui la penso così: «Pazzi scatenati, chiederti delle tasse su ricavi che non hai ancora fatto, pazzi da legare.»

Per la partita IVA c’è la guida sulla partita IVA da freelance, e per il fondo per le emergenze la guida sul fondo di emergenza.

Il fatturato necessario è costo della vita più tasse e contributi più profitto. Moltiplicato per dodici, il totale mensile è l’obiettivo annuale.

Un freelance che seguo l’ha scritto così, e i numeri li abbiamo controllati insieme. Il suo stile di vita costava 1.600 € al mese; per tasse e contributi ha messo da parte circa 900 € e di profitto si è dato 1.000 €. In tutto 3.500 € al mese, cioè 42.000 € l’anno.

Sotto i 2.150 € al mese a quel freelance non rimaneva niente: 1.600 € di spese più il 25% di accantonamento consumavano tutto. Quella cifra è il suo break-even, il pavimento sotto cui lavori per niente, e l’obiettivo sta sopra perché contiene anche il profitto.

Il profitto è una voce del conto, con tre destinazioni in ordine: prima riempi il fondo per le emergenze, poi vengono gli investimenti, poi il puro piacere. Io lo riassumo così: «Tasse sono a posto, fondo finanziario sei solido, stai comprando il tuo futuro con gli investimenti, bombe, godiamoci la vita.»

Siro Toracchio (Marketing Videogames) racconta un mese in cui il suo fatturato è passato da 3.5k a 7k, lavorando non più di cinque ore al giorno.

Se lavori in regime forfettario, il tuo obiettivo deve fare i conti con un tetto.

Secondo l’Agenzia delle Entrate il regime si applica a chi nell’anno precedente ha avuto ricavi o compensi non superiori a 85.000 euro.

Se li superi ma resti sotto i 100.000 euro, il regime cessa dall’anno successivo. Oltre i 100.000 euro non è più applicabile dallo stesso anno.

Nel conto metti circa 100 ore fatturabili al mese. Il calendario ne darebbe 160, otto ore per cinque giorni per quattro settimane, però una parte è gestione, comunicazione e studio.

Non lavori nemmeno tutte le settimane dell’anno: ti prendi le vacanze e hai giornate in cui, come dico io, «sarai semplicemente fritto». Un buon modello di business «modellizza la vita reale con le sue imperfezioni», e per questo la regola è tagliare più o meno a metà: 100 tonde.

Nella versione più prudente le ore sono ancora meno: 4 ore fatturabili su 8, cioè 80 ore al mese. Se vuoi il numero vero, per due-quattro settimane traccia dove va il tempo: sessioni con i clienti, lavoro consegnato, amministrazione, marketing, formazione, pause.

Se dividi l’obiettivo per le ore ottieni una cifra oraria, e quella «è la tua linea di galleggiamento». Con 85.000 € l’anno e 100 ore al mese viene fuori circa 71 € all’ora. Se una proposta ti porta sotto, sai già che è un lavoro da non prendere: «Da questa cifra puoi solo salire.»

La fee oraria resta un numero tuo. Io la uso come moltiplicatore «che noi non diremo mai al cliente, ma ci serve per capire la profittabilità e il break-even del nostro servizio».

Il prezzo da dire al cliente si costruisce nella guida su quanto far pagare da freelance.

Come benchmark di partenza prendi l’anno scorso: recuperi il fatturato, stimi le ore lavorate (non serve la precisione alla mezz’ora) e dividi, così vedi quanto ti sei fatto pagare davvero. Marco Notaro ha scritto di un +37,42% sull’anno precedente, «in un anno in cui mi è successo di tutto».

I clienti che ti servono sono l’obiettivo diviso per il valore medio di un cliente. Con un pacchetto singolo da 7.500 €, per 50.000 € l’anno bastano circa 7 vendite.

Un freelance che seguo aveva un obiettivo di 50k, cioè circa 4k al mese. Con il pacchetto B da 7.500 € le vendite sono sette all’anno, e il commento è stato questo: «praticamente un cliente nuovo ogni due mesi, serve 0,5 clienti al mese, è sostenibile questo modello».

Con un funnel il conto cambia, perché conta quanto vale in media un cliente lungo tutta la scala. Un altro freelance puntava a 85.000 €: Entry da 500 €, un cliente su quattro passa alla Signature da 8.500 €, uno su due prende il retainer. Servono 31 vendite d’ingresso l’anno, due clienti e mezzo al mese.

In quel funnel ogni cliente d’ingresso vale in media circa 2.700 €, cioè 5,4 volte il prezzo della Entry. Questo è il moltiplicatore del funnel: senza, per 85.000 € ti servirebbero 170 clienti da 500 €.

Gliel’ho fatto notare così: «Uno che prende la entry, prende la signature e prende un retainer è un cliente solo per un anno da 10k.» Prima quel freelance aveva clienti da 5.000 € e basta, quindi il valore del cliente è raddoppiato, e i retainer magari restano per diversi anni.

Per lo stesso obiettivo ti conviene confrontare più modelli. Il compito che do è disegnare almeno cinque funnel diversi, cambiando che tipo di Entry fare, quale Signature e quale retainer.

Con un altro freelance, per esempio, abbiamo provato Entry a 750 € e Signature a 1.500 €: con 20 vendite l’anno, circa 1,7 clienti nuovi al mese, il suo fatturato passava da 12 a 40k.

Per costruire i gradini ci sono la guida sulla scala del valore, quella sull’offerta di ingresso e quella sul retainer.

Anche il tasso di chiusura sposta il numero. Nel mio video sul pricing faccio l’esempio di 10 preventivi da 10.000 €, cioè 100.000 € di potenziale: se ne chiudi il 35%, «il tuo fatturato annuo non son 100k, son 35».

Con una chiusura all’80%, il caso reale di un collega pirato, il fatturato diventa 80k. Le leve sono nella guida sulle leve del fatturato.

Il piano dei 12 mesi nasce dal modello di business. Ti dice come arrivare al numero, quanti clienti servono in ogni fase e in quanto tempo vai a regime.

Il nuovo modello lo metti a confronto con quello attuale, così hai la fotografia di come stai oggi e di come cambia la situazione. Si rivede ogni anno, davanti a nuovi obiettivi. Ne parlo anche nella guida sul modello di business per freelance.

Nel modello inserisci quanto tempo passa da Entry a Signature, due mesi, tre mesi, e da Signature a retainer. Così vedi quando arrivi a regime con quel modello di business.

Poi c’è l’analisi di sensitività, che «ti mostra quali sono le leve economiche più potenti per aumentare il tuo fatturato». Se alzo la Entry da 500 a 800 euro, in quel modello faccio 10k in più all’anno. Sul prezzo c’è il corso sul pricing.

Intanto il ricorrente si accumula. Un freelance che seguo parte da un’offerta d’ingresso che è un report: mantenendo le percentuali del modello, da 32 report a fine anno restano 4 clienti in retainer. Sembrano pochi, però valgono 12.000 euro.

Il modello di business completo contiene l’obiettivo di fatturato, la simulazione con i numeri veri e un piano d’azione a 30-60-90.

Una volta che sai quanti clienti ti servono, sai anche quanta acquisizione devi fare: prima viene la strategia economica, poi l’acquisizione. Per quella c’è la guida completa sull’acquisizione dei clienti.