Come creare progetti di qualità sempre. Il ciclo di Deming

Il passaparola è la più grande forza di crescita che un freelance e un impresa hanno. Se qualcuno che ha lavorato con noi si è trovato davvero bene, andrà da qualcuno che conosce e gli dirà quanto siamo bravi e gli consiglierà di lavorare con noi. È dunque gratuito, succede mentre noi dormiamo e si basa sui rapporti di fiducia tra le persone.

Come si innesca però questo meccanismo? Che cos’è che sta alla base del passaparola?

Come innescare il passaparola

Il passaparola scatta soltanto quando la qualità del lavoro che abbiamo fatto, è abbastanza alta. E quindi veniamo alla domanda di oggi: come si crea un progetto di qualità?

• Impegno? Sì ci vuole ma non basta. Quante volte ci siamo impegnati come dei pazzi e poi il risultato finale non era all’altezza di tutto lo sforzo che ci avevamo messo?

• Talento? Il talento ci vuole, più talento c’è meglio è, ma ancora una volta non è sufficiente. Quanti professionisti di talento abbiamo visto che portavano risultati altalenanti o che non erano direttamente proporzionali al loro talento?

Né l’impegno né il talento sono sufficienti per produrre la qualità di un lavoro finale. Ci vuole una struttura che ci permetta di indirizzarli, di farli lavorare insieme nella stessa direzione. Ci vuole un processo.

Il primo comandamento della progettazione è: la qualità finale di un progetto è direttamente proporzionale alla qualità del processo che l’ha generata. Il processo produce la qualità.

Oggi ti racconto di una delle filosofie progettuali più efficaci in assoluto. Ti spiego come funzione fase per fase, ti mostro come metterla in pratica e ti spiego anche che vantaggio può darti non soltanto nel creare progetti di qualità.

Come ottenere la qualità

La qualità non è mai l’effetto di un colpo di fortuna che ci colpisce miracolosamente, ma è il risultato di un processo iterativo di sperimentazione costante, di errori, di apprendimento e di miglioramento continuativo. È la filosofia di approccio alle cose che i giapponesi hanno definito Kaizen nel 1986, ovvero miglioramento continuo.

Questo tipo di filosofia serve per poter costruire una mentalità vincente all’interno della nostra impresa di continua ricerca della qualità.

Esiste una metodologia di gestione iterativa dei progetti che incarna meravigliosamente questa filosofia e la mette in pratica con grandissima efficacia: il ciclo di Deming. Detto anche ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act), pianifica, fai, controlla e agisci di conseguenza.

Il Ciclo di Deming

Il ciclo di Deming è un processo iterativo in 4 fasi per il miglioramento continuo dei processi e dei prodotti. Questo sistema parte dall’assunto che il raggiungimento della qualità massima derivi da una costante interazione tra ricerca, progettazione, test, produzione e vendita.

Il ciclo di Deming non serve soltanto per far esprimere il massimo potenziale di qualità del nostro prodotto o servizio, ma inserendo il cliente all’interno del processo, ci permette di coinvolgerlo in tutte e quattro le fasi, in maniera tale da allineare quello che è il suo obiettivo, con quello che è l’output finale, creando la massima soddisfazione.

Le 4 fasi sono:

1. Plan (pianifica)
2. Do (fai)
3. Check (controlla)
4. Act (agisci)

Vediamo come metterle in pratica.

1. Pianificazione

La prima fase è la pianificazione e qui abbiamo due obiettivi:

1. Definire gli obiettivi del progetto, che devono essere chiari, misurabili e condivisi. Questi tre aspetti sono cruciali per la buona riuscita del progetto, perché tante volte, avere anche semplicemente una piccola differenza di sfumatura nell’interpretare quello che è l’obiettivo finale del progetto con il nostro cliente, rischia di far nascere dei problemi e delle incomprensioni.

2. Creare il piano di azione.

2. Fare

In questa fase si mette in pratica il piano di azione creato nella fase precedente, si svolge quindi il lavoro. Una buona strategia in questa fase è quella di spezzettare in sotto fasi, se necessario, il nostro processo di lavoro, personalizzandolo in base a quello che è il tuo personale processo di lavoro.

Concluso quello che va fatto del progetto (fine della fase di do), si passa alla fase successiva, la revisione.

3. Revisione

Questa è la fase spesso più temuta, la fase di check, ovvero di revisione. Si teme il giudizio del cliente. Pensiamo che il giudizio sia non sul nostro lavoro, ma su noi stessi, ma non è così.

In realtà la fase di check è la più importante, perché è la parte in cui si impara. Proviamo a immaginare la fase di check non come la fase di revisione, ma la fase di apprendimento. È il punto in cui ci voltiamo indietro e impariamo dalle nostre azioni e della nostra pianificazione. È il momento che ci fa crescere come professionisti.

Perché calendarizzare questa fase

La maggior parte delle volte i momenti di revisione dei progetti non sono ben definiti, si fanno quando capita e questo può creare tutta una serie di grandi problemi:

• Se vengono fatti troppo tardi si rischia di essere in una fase troppo avanzata per fare delle modifiche e può diventare dispendioso.

• Se vengono fatte troppo presto può causare tutta una serie di difficoltà, perché il cliente non riesce a capire il progetto e a immaginarlo completato. Vedendolo incompiuto potrebbe prendere delle decisioni basate su dei dati mancanti che portano il progetto in direzioni totalmente sbagliate.

Bisogna quindi definire con chiarezza il momento per fare le revisioni e non solo, anche tutte le altre fasi. In questo modo tutto il processo scorre molto meglio e specialmente rassicura anche il cliente, perché saprà esattamente quali saranno le fasi del progetto.

4. Azione

La fase di apprendimento ci porta alla quarta e ultima fase, l’azione. Questa non è la stessa azione che abbiamo fatto prima nell’eseguire il lavoro, ma è un’azione più consapevole, perché viene a seguito della fase di apprendimento, di check.

In questa fase si possono verificare due cose:

1. Abbiamo raggiunto la qualità e gli obiettivi che avevamo definito fin dall’inizio del ciclo, allora la fase di act finale è l’impacchettamento del progetto e la consegna.

2. Ci rendiamo conto che l’obiettivo non è ancora completamente centrato e c’è un margine di miglioramento. Quello che devi fare è far ripartire un secondo ciclo di Deming. Si riparte con la fase di pianificazione, di azione e di check.

Questo sistema è costruito apposta per essere iterativo. Prevede già nella sua struttura questo loop, questa somma di cicli che ci permette di reiterare questo meccanismo finché passaggio dopo passaggio, miglioramento dopo miglioramento, non raggiungiamo il massimo possibile di quello che possiamo fare. E solo a quel punto consegniamo.

Non preoccuparti se devi iniziare un nuovo ciclo, perché spesso quelli successivi sono molto più veloci del primo, perché si parte da una base di esperienza, di conoscenza e di apprendimento molto più ampi.

Conclusione

Il ciclo di Deming è applicabile a qualsiasi cosa, ai processi di lavoro, ai rapporto con i clienti, ai progetti personali, alle decisioni singole che prendiamo nel corso della vita e ai lavori da studenti. È applicabile a tutto quanto necessiti un processo e un risultato di qualità.

Ma forse l’applicazione migliore del ciclo di Deming è direttamente su noi stessi. È pianificare chi vogliamo essere, cosa vogliamo diventare, agire subito di conseguenza, analizzare, capire cosa possiamo imparare dalla strada che abbiamo fatto finora e poi modificare ulteriormente.

È sposare la filosofia del miglioramento continuo, il Kaizen come dicono i Giapponesi. Questa filosofia, con la calma lentezza della crescita di un albero, alla fine produce una foresta di qualità.

Spero che questa filosofia possa aiutarti nel trasformarti gradualmente della versione migliore del professionista e dell’homo sapiens migliore che puoi essere. E come dice Paul Klee, “innamorati del processo e i risultati arriveranno”.

E con questa filosofia, è inevitabile che andiamo a conquistare il mondo!